Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verfällt gesetzlicher Urlaub regelmäßig erst 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres. Der Verfall des Urlaubsanspruchs bei Langzeiterkrankung nach EuGH und BAG hängt davon ab, ob die Erkrankung das gesamte Urlaubsjahr oder nur einen Teil betrifft und ob Mindest- oder Mehrurlaub betroffen ist. Behandelt werden Arbeitgeberhinweise, Resturlaub, Urlaubsabgeltung sowie erforderliche Unterlagen und Ausschlussfristen.
Verfall des Urlaubsanspruchs bei Langzeitkrankheit: Wann gilt die 15-Monats-Frist nach EuGH und BAG?
Der gesetzliche Mindesturlaub entsteht auch während einer durchgehenden Langzeiterkrankung. Kann er wegen fortdauernder Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden, verfällt er grundsätzlich erst 15 Monate nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres, also regelmäßig am 31. März des zweiten Folgejahres.
Urlaubsanspruch bei Langzeitkrankheit prüfen
Diese Schritt-für-Schritt-Hilfe ordnet Ihren Fall anhand der Angaben zum gesetzlichen Mindesturlaub ein.
Geben Sie das Kalenderjahr ein, aus dem die Urlaubstage stammen.
Hinweis: Das Ergebnis ist nur eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder eine andere qualifizierte Beratungsstelle.
Das gilt jedoch nicht schematisch für jeden offenen Urlaubstag. Entscheidend ist, ob die Arbeitsunfähigkeit bereits zu Beginn des Urlaubsjahres bestand oder erst später eintrat. Bei einer späteren Erkrankung kommt es zusätzlich darauf an, ob der Arbeitgeber rechtzeitig zur Urlaubsnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 31. Januar 2023, 9 AZR 85/22 erläutert diese Unterscheidung.
Die 15-Monatsfrist betrifft den gesetzlichen Mindesturlaub. Für vertraglichen oder tariflichen Mehrurlaub können abweichende Regeln gelten. Auch bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist für jedes Urlaubsjahr getrennt zu prüfen, ob die Urlaubstage noch bestanden.
Wie Urlaubsansprüche während der Krankheit entstehen und nach § 7 BUrlG übertragen werden
Übertragung in das Folgejahr
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung in das Folgejahr ist zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Übertragener Urlaub muss grundsätzlich in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden.
Eine Arbeitsunfähigkeit ist ein persönlicher Grund für die Übertragung. Während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit kann Urlaub nicht wirksam genommen oder erteilt werden. Der Anspruch entsteht dennoch; er setzt nicht voraus, dass im betreffenden Kalenderjahr tatsächlich gearbeitet wurde.
Ergänzung durch die 15-Monats-Grenze
Bei einer lang andauernden Krankheit wird die normale Übertragungsfrist bis zum 31. März des Folgejahres durch die 15-Monatsgrenze ergänzt. Die Grundsätze zu Gewährung, Übertragung und Verfall des gesetzlichen Urlaubs enthält das Rundschreiben des Bundesministeriums des Innern zu Verfall und Übertragung von Urlaubsansprüchen.
Die 15-Monats-Frist für jedes Urlaubsjahr mit konkreten Beispielen
Berechnung für die einzelnen Urlaubsjahre
Die Frist wird für jedes Urlaubsjahr einzeln berechnet: Sie beginnt mit dessen Jahresende und endet 15 Monate später. Voraussetzung ist, dass der Urlaub wegen krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden konnte und die Arbeitsunfähigkeit bis zum Ablauf dieses Zeitraums fortbestand.
Die folgenden Beispiele zeigen den möglichen Ablauf der 15-Monatsfrist:
- Urlaub aus 2023 kann grundsätzlich am 31. März 2025 verfallen.
- Urlaub aus 2024 kann grundsätzlich am 31. März 2026 verfallen.
- Urlaub aus 2025 kann grundsätzlich am 31. März 2027 verfallen.
Abgrenzung zur regulären Übertragung
Die Rechnung für Urlaub aus 2023 lautet: Ende des Urlaubsjahres am 31. Dezember 2023 plus 15 Monate ergibt den 31. März 2025. Das ist nicht dieselbe Frist wie die reguläre Übertragung bis zum 31. März 2024. Die 15-Monatsfrist greift bei krankheitsbedingter Unmöglichkeit der Urlaubsnahme.
Sie schützt daher nicht unbegrenzt angesammelte Urlaubstage. Für Urlaub aus jedem Kalenderjahr ist gesondert festzustellen, ob und wann die Arbeitsunfähigkeit bestand und ob der Anspruch bereits erloschen ist.
Arbeitsunfähigkeit im ganzen Jahr oder erst später: Welche Fallgruppe liegt vor?
Durchgehende Arbeitsunfähigkeit seit Jahresbeginn
War ein Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig und bleibt dies bis zum 31. März des zweiten Folgejahres so, verfällt der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich mit Ablauf dieser 15 Monate. In dieser Lage konnte der Arbeitnehmer den Urlaub während des gesamten maßgeblichen Zeitraums objektiv nicht nehmen.
Erkrankung erst im laufenden Urlaubsjahr
Anders ist die Lage, wenn der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr zunächst arbeitsfähig war und erst später langfristig erkrankte. Dann ist zu prüfen, ob vor Beginn der Erkrankung eine tatsächliche Möglichkeit zur Urlaubsnahme bestand. Außerdem ist maßgeblich, ob der Arbeitgeber seine Aufforderungs- und Hinweispflichten erfüllt hat.
Ohne ordnungsgemäße Aufforderung und einen klaren, rechtzeitigen Hinweis steht nicht fest, dass der Urlaub allein wegen der späteren Arbeitsunfähigkeit nicht genommen wurde. Der Anspruch aus diesem Urlaubsjahr verfällt dann grundsätzlich nicht allein deshalb nach 15 Monaten.
Für die Einordnung sind daher das konkrete Urlaubsjahr, der Beginn der Arbeitsunfähigkeit, ihre durchgehende Dauer und eine mögliche Arbeitsfähigkeit vor der Erkrankung festzuhalten. Eine Genesung vor Ablauf der maßgeblichen Frist kann ebenfalls bedeutsam sein, weil Urlaub dann wieder tatsächlich genommen werden kann.
Wann die Aufforderungs- und Hinweispflicht des Arbeitgebers den Verfall verhindert
Konkrete Aufforderung und transparenter Hinweis
Gesetzlicher Mindesturlaub verfällt grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten konkret und transparent in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Dazu muss er zur Urlaubsnahme auffordern und klar sowie rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub am Ende des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums verfallen kann.
Grenzen der Mitwirkungsobliegenheit
Diese Mitwirkungsobliegenheit gilt jedoch nicht uneingeschränkt bei einer durchgehenden Arbeitsunfähigkeit seit Beginn des Urlaubsjahres. Dauert die Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende der 15-Monatsfrist fort, hängt der Verfall nicht davon ab, ob der Arbeitgeber zuvor aufgefordert oder hingewiesen hat. Die Aufforderung hätte den Arbeitnehmer in diesem Fall nicht in die Lage versetzen können, Urlaub zu nehmen.
Bei einer Erkrankung erst im laufenden Urlaubsjahr bleibt die Arbeitgeberpflicht dagegen entscheidend. Der Arbeitgeber kann sich nicht ohne Weiteres auf die spätere Arbeitsunfähigkeit berufen, wenn der Arbeitnehmer den Urlaub zuvor hätte nehmen können, aber nicht ordnungsgemäß über seinen Anspruch und den drohenden Verfall informiert wurde.
Diese Grundsätze betreffen den gesetzlichen Mindesturlaub. Für tariflichen Mehrurlaub kann ein Tarifvertrag die Initiativlast und Fristen anders regeln.
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Was nach der Rückkehr aus der Langzeitkrankheit mit den Resturlaubstagen passiert
Ermittlung der noch bestehenden Urlaubstage
Nach der Genesung und Wiederaufnahme der Arbeit müssen zunächst die noch bestehenden Urlaubstage ermittelt werden. Dabei sind die Urlaubsjahre einzeln zu betrachten: Urlaub, der bereits nach der 15-Monatsfrist verfallen ist, lebt durch die Rückkehr nicht wieder auf.
Noch bestehender Resturlaub sollte zeitnah zur Gewährung beantragt werden. Für Urlaub aus früheren Krankheitsjahren besteht nach der Rückkehr keine unbegrenzte Sonderfrist. Grundsätzlich muss er im Jahr der Wiederaufnahme genommen werden.
Erneute Übertragung
Eine erneute Übertragung in das Folgejahr setzt wiederum dringende betriebliche oder persönliche Gründe voraus. Allein der Wunsch, sich nach längerer Krankheit zunächst wieder in den Arbeitsalltag einzugewöhnen, reicht dafür nicht aus.
Urlaubsabgeltung bei Ende des Arbeitsverhältnisses während der Krankheit
Voraussetzungen für den Geldanspruch
Endet das Arbeitsverhältnis, kann bestehender Urlaub nicht mehr durch Freizeit gewährt werden. Der Anspruch auf Urlaubsgewährung wird dann nach § 7 Abs. 4 BUrlG zu einem Geldanspruch auf Urlaubsabgeltung.
Eine Arbeitsunfähigkeit am Beendigungsdatum schließt die Urlaubsabgeltung grundsätzlich nicht aus. Entscheidend ist, ob die Urlaubstage zu diesem Zeitpunkt noch bestanden. Waren sie vorher bereits wegen Ablaufs der 15-Monatsfrist erloschen, entsteht insoweit kein Abgeltungsanspruch.
Fälligkeit und Ausschlussfristen
Der Abgeltungsanspruch entsteht und wird grundsätzlich mit der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig. Das gilt auch während einer fortdauernden Erkrankung. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Fälligkeit und Geltendmachung der Urlaubsabgeltung behandelt diese Folgen bei Ausschlussfristen.
Bei einer Kündigung während einer Langzeiterkrankung sind daher das Beendigungsdatum, die offenen Urlaubstage je Urlaubsjahr und mögliche Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag zu prüfen.
Gesetzlicher Mindesturlaub, Schwerbehindertenzusatzurlaub und Urlaubsgeld getrennt prüfen
Gesetzlicher und zusätzlicher Urlaub
Der gesetzliche Mindesturlaub, zusätzlicher Urlaub für schwerbehinderte Menschen und Urlaubsgeld sind verschiedene Ansprüche. Sie dürfen bei der Prüfung nicht zusammengefasst werden.
Schwerbehinderte Menschen haben nach § 208 Abs. 1 SGB IX bei einer Fünftagewoche Anspruch auf fünf zusätzliche bezahlte Urlaubstage je Urlaubsjahr. Dieser Zusatzurlaub bleibt bei längerer krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich ebenfalls bis zum Ablauf von 15 Monaten nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres erhalten.
Urlaubsgeld als eigener Anspruch
Urlaubsgeld ist dagegen keine zusätzliche Freizeit. Es kann mit dem jeweiligen Urlaubsanspruch verbunden sein. Erlischt der Urlaubsanspruch, können auch daran anknüpfende Ansprüche auf Urlaubsgeld untergehen. Im vom Bundesarbeitsgericht entschiedenen Fall betraf dies Urlaubsgeld für die Jahre 2016 und 2017, weil die zugrunde liegenden Urlaubsansprüche bereits verfallen waren.
Wann vertraglicher oder tariflicher Mehrurlaub anders verfällt
Trennung von Mindesturlaub und Mehrurlaub
Urlaubstage oberhalb des gesetzlichen Mindesturlaubs sind Mehrurlaub. Ob die 15-Monatsfrist auch für diese Tage gilt, richtet sich nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Eine automatische Gleichbehandlung besteht nicht, wenn eine eigenständige Regelung zu Entstehung, Übertragung, Verfall oder Geltendmachung vorhanden ist.
Zunächst ist der gesetzliche Mindesturlaub von den zusätzlichen Tagen zu trennen. Danach ist zu prüfen, ob der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ausdrücklich zwischen Mindesturlaub und Mehrurlaub unterscheidet, einen eigenen Verfallstermin nennt oder eine besondere Regel für Krankheit enthält.
Eigenständige Regelungen im Vertrag
Fehlen deutliche Anhaltspunkte für ein eigenständiges Fristenregime, ist grundsätzlich von einem Gleichlauf mit dem gesetzlichen Urlaub auszugehen. Dann kann der Mehrurlaub unter denselben Voraussetzungen und zu denselben Zeitpunkten verfallen wie der Mindesturlaub.
Ein Tarifvertrag kann dagegen bestimmen, dass Mehrurlaub bis zu einem bestimmten Termin geltend gemacht werden muss. Er kann auch eine eigenständige Regelung vorsehen, nach der der Mehrurlaub bei fortbestehender Krankheit verfällt. Eine Abweichung in einem anderen Regelungsbereich reicht aber nicht aus; der eigenständige Regelungswille muss gerade den streitigen Verfall oder die Befristung des Mehrurlaubs betreffen.
Die Maßstäbe für die Trennung von gesetzlichem Mindesturlaub und tariflichem Mehrurlaub ergeben sich aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zum tariflichen Mehrurlaub, 9 AZR 214/19. Der Arbeits- oder Tarifvertrag ist daher auf eigene Geltendmachungsfristen, Krankheitsausnahmen und Regeln zur Entstehung des Mehrurlaubs zu prüfen.
Verfall, Verjährung und Ausschlussfrist: Welche Frist betrifft welchen Anspruch?
Verfall des Urlaubsanspruchs
Der Verfall betrifft den Anspruch auf tatsächliche Urlaubsgewährung. Für den gesetzlichen Mindesturlaub gelten dabei grundsätzlich die Regeln zur Urlaubsnahme im Kalenderjahr, zur Übertragung und bei Langzeiterkrankung die 15-Monatsfrist.
Die Urlaubsabgeltung ist davon zu unterscheiden. Sie entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis endet und bestehender Urlaub deshalb nicht mehr genommen werden kann. Sie ist ein Geldanspruch.
Ausschlussfrist und Verjährung
Eine Ausschlussfrist kann verlangen, dass dieser Geldanspruch innerhalb einer bestimmten Frist gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht wird. Solche Fristen finden sich häufig im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag und können zwei, drei oder sechs Monate betragen. Maßgeblich sind stets Wortlaut, Formvorgabe und Frist der konkret anwendbaren Regelung.
Die Verjährung ist wiederum eine eigenständige Frage. Für Urlaubsansprüche kann die regelmäßige Verjährungsfrist grundsätzlich erst beginnen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ausreichend über den Urlaubsanspruch und dessen möglichen Verfall unterrichtet und ihn dadurch in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen.
Eine Ausschlussfrist für Urlaubsabgeltung ersetzt weder die Prüfung des Urlaubsverfalls noch die Prüfung der Verjährung. Alle drei Fragen können bei einem Anspruch aus Langzeiterkrankung nebeneinander relevant sein.
Welche Unterlagen für die Prüfung und Geltendmachung benötigt werden
Unterlagen zu Urlaub und Arbeitsunfähigkeit
Für jedes betroffene Urlaubsjahr sollten die offenen Urlaubstage anhand der Urlaubsübersicht festgestellt werden. Hinzu kommen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, um Beginn und durchgehende Dauer der Arbeitsunfähigkeit zu belegen.
Arbeitsvertrag und anwendbarer Tarifvertrag sind auf Regelungen zum Mehrurlaub sowie auf Ausschlussfristen zu prüfen. Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist außerdem das rechtliche Beendigungsdatum festzuhalten, weil die Urlaubsabgeltung grundsätzlich an diesem Tag fällig wird.
Anforderungen an die Geltendmachung
Die Urlaubsabgeltung sollte schriftlich und eindeutig gegenüber dem Arbeitgeber verlangt werden. Das Schreiben sollte die betroffenen Urlaubsjahre, die offenen Urlaubstage, den Zeitraum und den konkret verlangten Betrag erkennen lassen. Eine pauschale Bezeichnung als „Urlaubsabgeltung“ genügt nicht, wenn unklar bleibt, für welche Urlaubstage und welchen Zeitraum Zahlung verlangt wird.
Eine Kündigungsschutzklage wahrt eine Ausschlussfrist für die Urlaubsabgeltung nicht automatisch. Auch ein gerichtlicher Vergleich oder eine Schlussabrechnung ersetzt die gesonderte Geltendmachung nicht, wenn die Urlaubsabgeltung nicht hinreichend bestimmt erfasst ist.
Häufige Fragen zu Urlaub bei langer Arbeitsunfähigkeit
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